为了使学会工作规范化、制度化，根据省科协的指示精神和《湖南省土肥学会章程》，经湖南省土壤肥料学会七届常务理事会讨论决定，特制定如下制度，请全体会员严格遵守。
一、民主决策制度
1、全体会员享有参加本会活动，获得本会服务和对学会工作的批评、建设及监督的权利。
2、会员代表大会是本会的最高权力机构，理事会是会员代表大会的执行机构，常务理事会在理事会闭会期间行使职权，对理事会负责。
3、以下事项须经理事会或常务理事会讨论决定：
①筹备召开会员代表大会；
②吸收和除名会员；
③设立办事机构、分支机构、代表机构和实体机构；
④年度工作计划及年终工作总结；
⑤制定内部管理制度；
⑥推荐学科带头人、青年科技奖、科技之星、优秀学术论文等；
⑦其他重大事项。
4、重大事项必须先经理事会或常务理事会讨论之后再实施，常务理事、理事可随时检查决议、决定的落实情况。
二、重大事项报告制度
1、学会理事会或常务理事会决定的重大事项应通过会讯或工作报告及时向全体会员公布。
2、重大事项应当向省科协进行书面或口头汇报，听取省科协的指导意见。
3、重大事项应当在年度检查报告中体现出来，以便接受省民政厅的检查。
4、学会秘书处应当及时向理事会或会员代表大会进行年度工作总结和财务报告，提出下一年度的工作计划，经理事会审议通过后，报告省科协和省民政厅。
三、财务管理制度
1、学会财务工作必须严格遵守“会计法”，自觉接受理事会，省科协和省民政厅监督管理，坚持开支合理、勤俭节约的原则，切实做到、管好、用好各项经费。
2、本会的法人代表为理事长，法人代表更换须经业务主管单位组织的财务审计。
3、本会执行财政部规定的事业单位的会计制度。
4、本会的资产任何单位、个人不得侵占、私分和挪用。
5、本会所开支的经费均须由法人一支笔进行审批。
6、本会会计凭证帐簿应及时整理存档。
7、本会应严格执行财务收支预算决算、费用报销、财务审计与审批等制度。
8、经费使用范围：
（1）办公费及差旅费；
（2）召开会议或举办活动的经费；
（3）友好往来活动经费；
（4）举办刊物、编印书籍所需的稿费、编辑费、印刷费等；
（5）工作人员工资及福利开支；
（6）设备添置费；
（7）其他开展学会活动必要的经费。
四、接受损赠公示制度
1、本会秘书处定期或不定期公布接受捐赠的情况，以便接受社会和全体会员的监督，防止腐败。
2、公布的内容：
①捐赠者的名称；
②捐赠的金额；
③捐赠的目的；
④所捐资金的用途；
⑤所捐资金的审计情况。
3、接受捐赠资金的使用需经常务理事会讨论决定，确保资金的使用效益。
五、考核奖惩制度
1、本会定期或不定期地对在科技活动中取得优秀成绩的会员进行表彰和奖励。
2、本会对秘书处专兼职工作人员进行年度考核，对工作表现突出，成绩优秀的进行表彰和奖励，并向省科协推荐。
3、学会工作人员必须照章办事，秉公办事，滥用职权，徇私舞弊的，由其所在单位给予行政处分，构成犯罪的，依法追究刑事责任。
4、对不关心学会的发展，长期不参与学会的工作与活动，不配合学会工作的，学会应给予批评和教育；屡教不改的，按照学会章程视情况给予处罚，直至解除会员资格，撤换或罢免其学会职务。